La fotografia della giornata: cosa ha fatto {{a}} da mezzanotte, chi arriva in clinica, e cosa aspetta voi.

Cosa c'è dentro

Prima di far rispondere {{a}}

Compare solo finché manca qualcosa di essenziale (nessun operatore, nessun orario, nessun trattamento, meno di tre risposte pronte, nessun numero di telefono, credito a zero). Ogni riga è cliccabile e porta alla pagina giusta. Quando sparisce, siete pronti.

I tre numeri in alto

Chiamate ricevute, appuntamenti fissati e minuti usati, da mezzanotte a ora.

In clinica oggi

Gli appuntamenti della giornata in ordine di ora, con chi li fa.

Da guardare

Le cose che vi aspettano: urgenze segnalate al telefono, domande rimaste senza risposta, credito in esaurimento. Cliccando una riga si va dove si risolve. Quando non c'è niente, lo dice.

Il pulsante in alto a destra

Metti in pausa {{a}} la ferma: le chiamate tornano a squillare sul telefono della clinica, come prima. Non se ne perde nessuna. Si rimette in funzione dallo stesso pulsante.

La pagina si aggiorna da sola ogni minuto, ma non mentre state facendo qualcosa e non se la finestra è in secondo piano.

Non è una copia: è l'agenda vera. Quello che togliete qui, {{a}} smette di offrirlo; quello che liberate, comincia a proporlo alla telefonata dopo.

Cosa si fa

1. Filtrare per persona: le pastiglie in alto accendono e spengono le colonne di ciascuno.
2. Fissare un appuntamento: clicca una casella libera. Nella finestra scegli nome, trattamento e operatore. Nella tendina compare solo chi può davvero: sa fare quel trattamento, è in clinica a quell'ora, non è assente e non ha già qualcuno. Se non può nessuno, il pannello dice perché.
3. Spostare: trascina l'appuntamento dove vuoi. Se la casella non va bene te lo dice prima di muoverlo, e comunque chiede conferma.
4. Cancellare: apri l'appuntamento e scegli di cancellarlo. ⚠️ Il cliente non viene avvisato in automatico: se serve, chiamalo.

Cose che l'agenda non permette, apposta

• Orari già passati.
• Ore fuori dall'orario della clinica o dai turni della persona.
• Trattamenti a quattro mani se non ci sono due persone libere insieme.

Ogni telefonata con ora, chi era, il motivo, l'esito e la durata. Cliccando Leggi si apre la conversazione parola per parola, con in mezzo le azioni di {{a}} (agenda consultata, appuntamento fissato).

L'esito non è un'opinione

È quello che {{a}} ha fatto davvero: "fissato" vuol dire che l'appuntamento è sul calendario; "non sapeva" vuol dire che quella domanda vi sta aspettando nella pagina Domande.

Trovare una chiamata

• La ricerca guarda anche dentro la conversazione: "quella che chiedeva del parcheggio" si trova scrivendo parcheggio.
• Oggi mostra solo la giornata di oggi.
• Da recuperare lascia solo le chiamate non andate a buon fine: sono quelle su cui vale la pena richiamare.

I tre numeri in alto

Chiamate fuori orario

Quelle arrivate quando in reception non c'era nessuno: sarebbero squillate a vuoto.

Appuntamenti recuperati

Quanti ne sono nati, e quanto lavoro valgono. La cifra è la somma dei prezzi veri presi dal vostro listino, appuntamento per appuntamento. Per i trattamenti senza prezzo si usa il valore medio impostato in Come si presenta, e il pannello scrive quanti sono stimati.

Urgenze girate a voi

Le segnalazioni passate allo studio.

{{a}} funziona a minuti prepagati e si consuma solo quando parla: niente chiamate, niente costo. I minuti non scadono.

Cosa dicono i riquadri

Questo mese

La spesa, e di quanto è cambiata rispetto al mese scorso.

Chiamate

Quante, e quanti minuti di conversazione.

Costo per appuntamento

Quanto è costato ogni appuntamento entrato in agenda. È il numero da confrontare con quanto vale un cliente per voi.

Ultimi trenta giorni

Una barra al giorno, trenta giorni in fila: serve ad accorgersi che il consumo sta accelerando prima che il credito finisca. A sinistra c'è la scala in dollari (la riga tratteggiata in alto è il giorno più caro, quella di mezzo la metà), sotto le date. Passa il dito o il mouse su una colonna e sopra il grafico compare quel giorno per esteso: quante chiamate, quanti minuti, quanto è costato. Con un clic il giorno resta fermo, con un altro si libera; quando non stai indicando niente mostra oggi. La colonna arancione è oggi, le tacche basse sono i giorni senza nessuna chiamata, e sotto trovi la media al giorno e il giorno più caro del mese.

Dove vanno i soldi

Centralino, voce, comprensione, ascolto, riepiloghi. Il centralino pesa più di tutto: è il motivo per cui una telefonata più corta costa meno di una voce più economica, ed è il motivo per cui {{a}} risponde in due frasi.

Aggiungere minuti

1. Nel riquadro Credito clicca Aggiungi minuti.
2. Scegli un pacchetto: accanto a ciascuno c'è il prezzo al minuto e quanto si risparmia rispetto al taglio più piccolo.
3. Paga. Il credito si sblocca appena il pagamento risulta arrivato, a qualunque ora.

Quando {{a}} non sa una cosa non se la inventa: dice che la farà approfondire, e la domanda finisce qui. È l'unico gesto che migliora l'assistente per sempre.

Senza risposta

1. Il numero rosso nel menu dice quante ne aspettano.
2. Clicca Rispondi sulla domanda: la finestra si apre con la domanda già scritta.
3. Scrivi la risposta come la diresti tu al telefono: sono le parole che {{a}} pronuncerà.
4. Salva. La domanda passa fra le risposte che dà, e sparisce da qui.

Risposte che dà oggi

L'elenco di quello che sa già. Aggiungi per scriverne una senza aspettare che qualcuno la chieda: prezzi, parcheggio e orari sono le tre che arrivano sempre.

È la pagina più importante: decide come suona ogni telefonata. In alto c'è l'anteprima Al telefono suona così, che si riscrive mentre scrivi e resta agganciata mentre scorri, così vedi sempre l'effetto di quello che stai cambiando. Sotto, una riga di riepilogo dice in cinque secondi com'è configurata adesso.

Ogni impostazione è una riga: a sinistra cosa fa e perché, a destra il comando. Le note col filo verde non sono spiegazioni fisse: sono quello che {{a}} farà davvero con la scelta che avete appena fatto. Quando modificate qualcosa compare in basso la barra Modifiche non salvate, con Salva e Annulla: finché non premete Salva, al telefono vale ancora la versione di prima.

I nomi

• Nome dell'attività: scrivilo come va pronunciato. Se due parole si attaccano quando le legge, una virgola in mezzo le separa.
• Nome dell'assistente: niente numeri, viene detto a voce. Cambia anche in tutto questo pannello.

Dà del tu o del lei

Non è una parola: cambia una ventina di frasi in tutta la telefonata, comprese le scuse e i trasferimenti. Sotto il pulsante c'è un esempio vero.

Come si comporta al telefono

Se chiedono una persona in particolare

Rispetta chi chiedono (lo domanda sempre e fissa con quella persona) oppure assegna chi è libero.

La mail di conferma

Se spuntata, dopo aver prenotato {{a}} dice al cliente che riceverà la conferma.

Che dati chiede per fissare

L'email può servire sempre, essere facoltativa o non essere chiesta. Il telefono di solito non si chiede: lo riconosce dalla chiamata. Nel campo libero puoi aggiungere un altro dato (la data di nascita, per esempio). Il nome serve sempre. Ogni dato in più è una domanda in più, e ogni domanda in più è qualcuno che riaggancia.

Se qualcuno chiama con un problema

Scegli se è una cosa da segnalare subito o se {{a}} prende nota e basta. Se la segnala: scrivi cosa conta come problema urgente (dolore, gonfiore, un danno), se deve passare subito la chiamata, e chi se ne occupa.

Quando passa la chiamata a una persona

Appena lo chiedono, solo se insistono, oppure mai. E a chi.

Le regole della vostra agenda

Preavviso minimo

Quanto prima si può prenotare: da "anche fra cinque minuti" a due giorni.

Fin quando si può prenotare

Da un mese a due anni in avanti.

Quando c'è qualcuno in reception

Non cambia niente a quello che fa {{a}}: serve a contare le chiamate che sarebbero squillate a vuoto, cioè il numero che dimostra a cosa serve.

I trattamenti senza prezzo, quanto valgono

Serve solo a stimare gli appuntamenti recuperati quando un trattamento non ha un prezzo a listino.

Cosa propone a chi chiama la prima volta

O prenota subito quello che il cliente chiede, oppure prima un appuntamento conoscitivo: in quel caso scrivi come si chiama (una consultazione), con chi, se è gratuito, e cosa risponde a chi voleva prenotare subito.

Di base l'audio non viene registrato: resta solo la trascrizione, conservata 14 giorni, che basta per verificare cosa è stato detto in caso di contestazione. È la scelta consigliata.

Se volete registrare anche l'audio

1. Vai su Come si presenta.
2. Scorri fino alla scheda Registrazione delle telefonate.
3. Spunta Registra l'audio delle chiamate e premi Salva.

Dove si ascolta

Con la registrazione accesa, in Chiamate aprite una telefonata con Leggi: sotto la trascrizione compare il lettore. La trascrizione resta sopra perché si legge in dieci secondi, mentre ascoltare la telefonata ne richiede due minuti.

L'audio segue la stessa scadenza di tutto il resto: 14 giorni, poi il lettore non c'è più. Ogni ascolto passa da noi e non da un indirizzo pubblico, quindi una telefonata non può essere ascoltata da chi non è entrato in questo pannello.

Cosa viene detto comunque a chi chiama

Nella prima frase {{a}} dice di essere un sistema automatico. Non si spaccia per una persona: è un obbligo, ed è anche il motivo per cui i clienti non se la prendono quando lo scoprono.

{{a}} prenota solo sull'agenda di chi sa fare quel trattamento. Togliere un servizio a una persona vuol dire che smette subito di proporglielo.

Aggiungere una persona

1. Clicca Aggiungi operatore in alto a destra.
2. Scrivi nome e cognome, poi accendi le pastiglie dei trattamenti che sa fare.
3. Salva: parte con un orario a tempo pieno dal lunedì al venerdì, che si aggiusta dalla griglia in Orari e chiusure.

La tabella

• Tratta: i trattamenti che sa fare.
• Ore questa settimana: quante ore risultano dai turni.
• Agenda: se il suo calendario è collegato.
• Modifica cambia nome e trattamenti, Orari porta dritto alla sua griglia, Togli la rimuove.

Fuori da queste ore {{a}} non propone niente, e nei giorni chiusi risponde "siamo chiusi" invece di "siamo al completo".

I turni di una persona (la griglia)

1. Scegli la persona dalle pastiglie in alto (il + aggiunge un operatore).
2. Premi Modifica.
3. Trascina sui rettangoli per segnare un intervallo, anche più d'uno nella stessa giornata: colorato vuol dire in clinica. Un clic singolo accende mezz'ora.
4. Premi Conferma. Il pannello mostra le ore prima e dopo e chiede l'ultima conferma. Annulla butta via le modifiche: finché non confermi, gli orari veri non cambiano.

Giorni di apertura

Il pulsante Giorni di apertura accende o spegne interi giorni della settimana. Mentre tocchi, il pannello scrive a parole cosa sta succedendo; prima di applicare dice cosa cambia e se ci sono appuntamenti già presi nei giorni che state chiudendo. Almeno un giorno deve restare aperto.

Orario della giornata

Da che ora a che ora si può fissare, per tutti i giorni aperti. Allungare la giornata non fa lavorare nessuno di più: aggiunge solo le ore che potete usare. Accorciarla toglie le ore di chi lavorava lì dentro, e il pannello vi dice quante e di chi prima di farlo.

Chiusure straordinarie (ferie, festivi, assenze)

1. Clicca Aggiungi chiusura.
2. Chi riguarda: tutta la clinica o una singola persona.
3. Scegli le date sul calendario (si può trascinare da un giorno all'altro per un periodo).
4. In quali ore: tutto il giorno, solo mattina, solo pomeriggio, o le mezz'ore che vuoi.
5. Il motivo è facoltativo, e serve a voi per ricordarvelo.

Da prezzo e durata {{a}} riscrive da sola le risposte a "quanto costa?" e "quanto dura?". Non cercatele altrove: cambiano da qui.

Aggiungere o modificare

Clicca Aggiungi trattamento, oppure Modifica su una riga. I campi sono:

Nome

Come lo chiamate voi.

Prezzo in euro

Lasciandolo vuoto, {{a}} non dice una cifra al telefono: risponde che il preventivo si fa in consulenza. È una scelta commerciale, non un buco. La virgola va bene (89,50).

È un prezzo di partenza

Fa dire "a partire da".

Riferito a cosa

A siringa, a seduta, a zona.

Da aggiungere sul prezzo

Pacchetti, promozioni, condizioni: {{a}} lo dice insieme alla cifra.

Durata la prima volta / per chi torna

In minuti. Sono le durate con cui riserva lo spazio in agenda: la prima volta di solito serve più tempo.

Persone necessarie

Se sono due, {{a}} cerca due operatori liberi insieme e riserva il tempo di entrambi.

Come lo chiedono i clienti

I sinonimi, separati da virgola. È il campo che fa riconoscere i nomi storti: "quella cosa per i punti neri" arriva come Pulizia del viso. Più ne mettete, meno telefonate finiscono in Domande.

Ogni persona che chiama diventa una scheda. Chi richiama viene riconosciuto dal numero: {{a}} dice "bentornato" e riprende da dove eravate, senza far ripetere nome, email e ultimo trattamento.

Cosa si fa

• Cercare per nome, telefono o email.
• Aggiungere una scheda a mano: nome e cognome, telefono, email, interesse (scelto fra i vostri trattamenti) e se è già venuto in clinica. Viene riconosciuto già alla prima telefonata.
• Modificare o togliere una scheda dai pulsanti sulla riga.

Il registro di tutto quello che è cambiato, in ordine di tempo e diviso per giornata.

Ogni riga dice da dove è arrivata la modifica: {{a}} vuol dire che è successo al telefono con un cliente in linea, Reception vuol dire che è stato fatto da questo pannello.

Ogni persona entra con il proprio accesso, non con una password condivisa. È quello che permette a Attività di dire chi ha fatto cosa: senza, ogni riga direbbe solo "Reception".

Il primo accesso

Alla consegna ricevete un codice di attivazione (una cosa tipo GLOW-4F7K-2XQP). Si usa una volta sola, sulla schermata di ingresso, alla voce "È la prima volta: ho un codice di attivazione": si scrivono nome e cognome, telefono, email e la password che volete, e da lì in poi si entra con email e password. L'accesso resta valido trenta giorni, quindi in reception lo si rifà una volta al mese.

Far entrare qualcun altro

1. Nel menu clicca Persone, poi Fai entrare qualcuno.
2. Scegli i permessi: Reception per chi lavora in agenda e al telefono, Titolare per chi deve vedere anche soldi e configurazione.
3. Decidi per quante persone vale e entro quando va usato, e crea il codice.
4. Il codice compare una volta sola: segnatelo subito. Non si può rileggere (sul server ne resta solo l'impronta, come per le password). Se si perde, se ne fa un altro.

Chi vede cosa

Reception

Oggi, Agenda, Chiamate, Domande, Operatori, Orari e chiusure, Trattamenti, Clienti, Attività. Può fissare, spostare e disdire appuntamenti, e insegnare risposte a {{a}}.

Titolare

Tutto quanto sopra, più Consumi e le ricariche, Come si presenta, il listino, la pausa di {{a}} e questa pagina.

Togliere l'accesso

Dalla riga della persona: Togli accesso. Da quel momento non entra più, e quello che ha fatto finora resta scritto in Attività. Non puoi toglierti l'accesso da solo, e deve restare almeno un titolare: è la protezione che evita di chiudere fuori tutti quanti.

Qui sta quello che riguarda voi e lo studio. Quello che {{a}} dice al telefono ha una pagina sua, Come si presenta: se un campo non lo trovate qui, è perché si cambia lì, e il pulsante Vai vi ci porta. È voluto: lo stesso dato in due pagine diventa due dati diversi.

Cosa si cambia

Il mio profilo

Il vostro nome (è quello che compare in Attività accanto a ogni cosa che fate) e il vostro numero, che serve a noi per raggiungervi. L'email non si cambia: è la chiave con cui entrate.

La scheda dello studio

Indirizzo, partita IVA e il telefono dello studio, cioè il numero a cui tornano le chiamate quando {{a}} è in pausa o senza minuti. Se resta vuoto, quelle chiamate non hanno dove andare.

Gli avvisi

L'indirizzo a cui arrivano le urgenze segnalate al telefono e il riepilogo della sera, che potete spegnere. Le urgenze no: {{a}} promette a chi chiama che avvisa lo studio, e quella promessa deve restare vera.

Come si vede il pannello

Lingua, tema chiaro o scuro e dimensione del testo. Vale solo sullo schermo da cui lo cambiate, e resta anche dopo aver chiuso: il tablet della reception può stare in chiaro e grande, il vostro portatile in scuro.

Salvare

Questa pagina e Come si presenta sono le uniche due con un pulsante Salva: finché non lo premete non è cambiato niente. Se provate a uscire con qualcosa in sospeso, il pannello ve lo chiede prima di lasciarvi andare.